Warum Projektsteuerung für Wohnprojekte?
Ihr habt ein Grundstück gesichert. Jetzt beginnt die Phase, die darüber entscheidet, ob aus eurer Idee auch wirklich ein Zuhause wird – und wo ohne strukturierte Projektsteuerung die meisten Baugemeinschaften und Wohnprojekte scheitern.
Erstgespräch vereinbarenIhr habt ein Grundstück – jetzt fängt es richtig an
Ein gesichertes Grundstück ist keine Selbstverständlichkeit. Monatelange Suche, Konkurrenz mit Investoren, Verhandlungen mit der Stadt oder einem Erbbaurechtsträger – das ist eine echte Leistung.
Enthusiasmus haben fast alle Gruppen im Überfluss. Anspruchsvoll wird ein Wohnprojekt an anderer Stelle: bei den vielen Entscheidungen, die gleichzeitig anstehen, bei Planungsdetails, die erst in der Bauphase sichtbar werden, bei Kosten, die man früh im Blick behalten muss, und dabei, die Gruppe auch in intensiven Phasen zusammenzuhalten.
Nichts davon ist ein Grund, es nicht anzugehen. Es sind die normalen Herausforderungen eines Bauvorhabens, und genau die werden planbar, wenn Baugemeinschaften und Wohnprojekte in Berlin, Brandenburg und anderswo mit einer strukturierten Projektsteuerung starten.
Was macht ein Projektsteuerer eigentlich?
Stellt euch vor, ihr baut ein kompliziertes IKEA-Möbelstück – aber mit 20 Personen gleichzeitig, nach einer Anleitung auf Schwedisch, mit einem Budget, das sich noch ändert, und einem Liefertermin, der in der Baugenehmigung steht.
Jemand muss den Überblick behalten. Wer was wann macht. Wer was entschieden hat. Wer welche Rechnung freigeben darf.
Als Bauherr tragt ihr alle Pflichten, auch die, die ihr nicht kennt
Sobald ihr baut, seid ihr als Baugruppe rechtlich der Bauherr. Das klingt nach Titel, ist aber vor allem eine Last: Alle Pflichten und Risiken des Projekts liegen bei euch, nicht bei den Planern und nicht bei den Firmen.
Diese Pflichten ziehen sich durch das ganze Projekt. Am Anfang legt ihr Projektziele fest, wählt eine Rechtsform (ob GbR oder Genossenschaft, das hat sehr unterschiedliche Folgen) und stellt Terminpläne auf. Dann schließt ihr Planungs- und Bauverträge, prüft Angebote und kontrolliert Leistungsverzeichnisse, also die genaue Auflistung, was eine Firma zu welchem Preis leisten soll. Ihr holt Baugenehmigungen ein und erfüllt behördliche Auflagen. Ihr prüft Kostenermittlungen und Rechnungen, begleitet Kreditverträge und haltet das Budget. Und ihr begleitet Baubegehungen, kontrolliert die Qualität, dokumentiert Mängel, nehmt am Ende alle Gewerke ab und prüft die Schlussrechnungen.
Manche dieser Pflichten kennt kaum jemand, bis sie plötzlich da sind. Ein Beispiel ist die Baustellenverordnung: Bei größeren Baustellen müsst ihr als Bauherr einen Sicherheits- und Gesundheitskoordinator (kurz SiGeKo) bestellen, der die Arbeit der verschiedenen Firmen sicher aufeinander abstimmt. Kümmert ihr euch nicht darum, haftet ihr.
Dazu kommt, dass ihr nicht einem Ansprechpartner gegenübersteht, sondern vielen. Architekt und Objektplaner, die Fachplaner für Tragwerk und Statik, für Technik, Energie und Bauphysik, für Schall- und Brandschutz, dazu die ausführenden Firmen für jedes Gewerk. Und daneben Bauamt, Denkmalbehörde, eure Bank und weitere Sonderfachleute. Jeder hat einen eigenen Vertrag mit euch, und jeder optimiert zuerst für sich. Ohne eine Rolle, die das zusammenführt, geraten Kosten, Termine und Qualität aus dem Blick der Gruppe.
Ihr müsst das alles aber nicht selbst stemmen. Die Pflichten bleiben bei euch, ihre Wahrnehmung könnt ihr an einen Projektsteuerer übertragen. Genau dafür gibt es diese Rolle: jemand, der die Aufgaben bündelt und die vielen Projektbeteiligten koordiniert, damit ihr als Gruppe entscheidungsfähig bleibt, statt im Klein-Klein unterzugehen.
Die fünf Phasen, in denen ein Wohnprojekt gewinnt oder verliert
In jeder Phase gibt es spezifische Risiken – und in jeder Phase hat ein Projektsteuerer konkrete Aufgaben.
Projektvorbereitung: Grundlagen legen, bevor es teuer wird
Welche Rechtsform wählt ihr? Wie finanziert ihr? Was kostet das wirklich? Stimmt das, was ihr euch vorstellt, mit dem überein, was das Grundstück zulässt?
Eine Gruppe plant monatelang auf Basis falscher Kostenschätzungen. Erst beim ersten echten Angebot der Architekten stellt sich heraus: das Budget war um 30 % zu knapp. Zu diesem Zeitpunkt ist bereits viel Energie – und manchmal Geld – investiert.
Realistische Kostenrahmen aufstellen, Risiken benennen, Gruppenentscheidungen strukturieren, Fahrplan definieren.
Planung: Der Architekt plant – aber für wen?
Sobald ein Architekt beauftragt ist, beginnt die eigentliche Planung. Der Architekt arbeitet für euch als Auftraggeber – aber wer spricht für die Gruppe? Wie trefft ihr Entscheidungen zu Grundrissen, Gemeinschaftsräumen, Materialien?
Ohne klare Entscheidungsstruktur werden einfache Fragen (Parkett oder Fliesen im Treppenhaus?) zu stundenlangen Diskussionen. Die Planung verzögert sich – und Zeit ist bei einem gesicherten Grundstück oft vertraglich begrenzt.
Entscheidungsvorlagen aufbereiten, Architektenleistung kontrollieren, Kostenstände abgleichen, Planungsziele in Zeichnungen verfolgen.
Ausführungsvorbereitung: Der Markt bestimmt nicht den Preis, ihr tut es
Hier werden Leistungen ausgeschrieben und Firmen beauftragt – eine der technisch anspruchsvollsten Phasen, in der Wohnprojekte ohne Fachkenntnis strukturell benachteiligt sind.
Leistungsverzeichnisse mit Lücken führen zu Nachtragsrechnungen in der Bauphase. Fehler bei Verträgen bemerkt man erst, wenn es zu spät ist.
Ausschreibungen prüfen, Angebote vergleichen, Vergabeentscheidungen vorbereiten, Verträge auf Vollständigkeit und Fairness prüfen – bevor unterschrieben wird.
Bau: Hier wird das Geld ausgegeben
Die Baustelle läuft. Jeden Tag passiert etwas, das eine Entscheidung erfordert. Materialien kommen verspätet. Eine Firma macht Insolvenz. Der Boden entpuppt sich als schwieriger als erwartet.
Ohne strukturiertes Nachtragsmanagement können Kostensteigerungen von 15–25 % entstehen, ohne dass die Gruppe es rechtzeitig bemerkt.
Kosten- und Termincontrolling führen, Nachträge prüfen, Entscheidungsbedarfe frühzeitig kommunizieren, alle Fäden zusammenhalten.
Projektabschluss: Fertig ist nicht fertig
Die Schlüssel sind da. Aber stimmt das, wofür ihr bezahlt habt, mit dem überein, was tatsächlich gebaut wurde? Gibt es offene Mängel? Wann enden welche Gewährleistungsfristen?
Mängel, die nach dem Einzug auftauchen, können sehr teuer werden – wenn sie nicht rechtzeitig gegenüber der richtigen Firma geltend gemacht werden. Viele Gruppen lassen die Abschlussphase nach dem Einzug schleifen.
Abnahmen begleiten, Restleistungen und Mängel dokumentieren, Schlussrechnungen prüfen, Gewährleistungsfristen im Blick behalten.
Was Wohnprojekte von anderen Bauvorhaben unterscheidet
Ein Investor baut, weil er eine Rendite erwartet. Ein Bauträger baut, weil er verkaufen will. Ihr baut, weil ihr zusammen wohnen und leben wollt. Das ist der Unterschied – und er zieht sich durch den gesamten Prozess.
Ihr seid keine einzelne Auftraggeber:in
Entscheidungen, die ein Investor allein in fünf Minuten trifft, brauchen bei euch einen Prozess. Das ist kein Nachteil – es ist euer Grundprinzip. Aber es bedeutet, dass Projektsteuerung bei euch auch Gruppensteuerung bedeutet.
Eure Finanzierung ist komplexer
Neben Bankdarlehen gibt es Eigenleistungen (Muskelhypothek), Nachrangdarlehen, Erbbaurecht, KfW- und Landesförderungen. Jedes dieser Instrumente hat eigene Anforderungen – wer sie nicht kennt, verschenkt Möglichkeiten oder gerät in Abhängigkeiten.
Ihr habt Gemeinschaftsräume
Gemeinschaftsflächen sind kein Luxus, sondern ein zentrales Element eures Projekts. Sie zu planen, zu finanzieren und rechtlich zu verankern, erfordert Know-how, das klassische Bauvorhaben nicht brauchen.
Eure Mitglieder sind keine Bauprofis
Das ist völlig normal. Aber es bedeutet, dass alle Informationen, die den Bauprozess betreffen, so aufbereitet werden müssen, dass die Gruppe echte Entscheidungen treffen kann – nicht nur nicken.
Sozialer Prozess und Bauprozess laufen parallel
Konflikte in der Gruppe können Bauprozesse blockieren. Und Baustress kann Konflikte in der Gruppe auslösen. Beides gehört zusammen – und ein guter Begleiter versteht das.
Warum die Steuerung nicht aus der Gruppe kommen sollte
Fast jede Gruppe hat jemanden, der etwas vom Bau versteht und sich anbietet, die Steuerung nebenbei zu übernehmen. Das ist gut gemeint und meistens trotzdem die falsche Entscheidung.
Der Grund ist keine Frage der Kompetenz, sondern der Position. Wer die Steuerung aus der Gruppe heraus macht, ist Teil des Systems. Diese Person wohnt später Wand an Wand mit denen, deren Angebote sie ablehnt, deren Sonderwünsche sie bremst, deren Fehler sie benennt. Sie muss danach im System weiterleben. Ein Externer muss das nicht, und genau das ist sein wichtigstes Werkzeug: Er kann Nein sagen.
Dazu kommt einiges, das ein Mitglied strukturell nicht mitbringen kann. Ein externer Projektsteuerer hat die Distanz und den Blick von außen, um Probleme zu sehen, die von innen niemand bemerkt. Er ist neutral, weil er in den Konflikten der Gruppe nicht drinsteckt. Er bringt die Methoden mit, um ein Bauprojekt zu steuern, und die Erfahrung aus vielen Projekten, nicht nur aus dem einen, das ihr gerade baut. Ein Mitglied kennt dafür eure Gruppe und ihre Geschichte, für die Steuerung von Kosten, Terminen und Firmen ist das aber selten das, worauf es ankommt.
Deshalb ist es keine Schwäche, die Steuerung abzugeben, sondern die klügere Aufstellung. Die Verantwortung bleibt bei euch als Gruppe. Aber die Person, die Angebote verhandelt, Rechnungen kürzt und Firmen in die Schranken weist, sollte abends nicht mit euch am Gemeinschaftstisch sitzen.
Warum es einen Unterschied macht, wer euch begleitet
Ein klassischer Projektsteuerer kennt Bauvorhaben. Er kann Leistungsverzeichnisse prüfen, Kostenstände kontrollieren, Termine überwachen. Das ist wertvoll.
Aber er kennt möglicherweise nicht die spezifischen Finanzierungsbausteine, die für Wohnprojekte relevant sind. Er hat vielleicht noch nie eine Gruppe durch einen soziokratischen Entscheidungsprozess begleitet. Er weiß womöglich nicht, was ein Wohnprojektkompass ist, wie Konzeptvergabeverfahren funktionieren, welche Rechtsform welche Konsequenzen für eure Gemeinschaft hat – oder wie man verhindert, dass eine Gruppe in der Hochdruckphase des Baus auseinanderbricht.
Ich bin Erik Pfauth – Projektsteuerer mit Schwerpunkt auf gemeinschaftliche Wohnprojekte. Ich begleite Baugemeinschaften nicht nur fachlich, sondern aus einer Perspektive, die ich für selten halte: Ich lebe selbst in einem gemeinschaftlichen Wohnprojekt in Brandenburg und habe dessen Sanierung als Projektsteuerer koordiniert. Diese Erfahrung – auf beiden Seiten des Tisches, als Fachmann und als Bewohner, dem das Ergebnis persönlich wichtig ist – verändert, wie ich meine Arbeit verstehe. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn eine unerwartete Nachtragsrechnung kommt und zwanzig Menschen gleichzeitig eine Entscheidung brauchen.
Und ehrlich gesagt treibt mich noch etwas an: Ich glaube, dass Nachbarschaften, die füreinander da sind, mehr wert sind als jede Rendite – solche Orte will ich gelingen sehen.
Diese gelebte Erfahrung aus einem komplexen Wohnprojekt verbindet sich mit zwei fachlichen Zertifizierungen:
Bau-Projektmanager (EIPOS / TU Dresden)
Technische Projektsteuerung nach AHO Heft Nr. 9 – dem Branchenstandard. Kosten-, Termin- und Qualitätskontrolle über alle Projektphasen.
Wohnprojektberater (Stiftung trias)
Gruppenorganisation, Rechtsformen, Finanzierungsbausteine, Konzeptvergabe, Wohnprojektkompass – die spezifischen Prozesse gemeinschaftlicher Wohnprojekte.
Das bedeutet nicht, dass ich alles weiß. Aber es bedeutet, dass ich euren Bauprozess nicht isoliert betrachte – sondern als das, was er ist: ein technisches, finanzielles, rechtliches und menschliches Vorhaben, das einen Begleiter braucht, der all das im Blick hat.
Ich begleite Baugemeinschaften, Baugruppen und Wohngenossenschaften in Berlin, Brandenburg und Nordostdeutschland – auf Wunsch auch deutschlandweit.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Wenn ihr mit einem gesicherten Grundstück in die Planungsphase geht, ist jetzt der Moment zu klären: Wer behält den Überblick? Wer bereitet Entscheidungen vor? Wer kontrolliert, ob das, was geplant wird, auch bezahlbar und umsetzbar ist?