Warum Projektsteuerung für Wohnprojekte?
Ihr habt ein Grundstück gesichert. Jetzt beginnt die Phase, die darüber entscheidet, ob aus eurer Idee auch wirklich ein Zuhause wird. Strukturierte Projektsteuerung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Baugemeinschaften und Wohnprojekte.
Erstgespräch vereinbarenIhr habt ein Grundstück – jetzt fängt es richtig an
Ein gesichertes Grundstück ist keine Selbstverständlichkeit. Monatelange Suche, Konkurrenz mit Investoren, Verhandlungen mit der Stadt oder einem Erbbaurechtsträger. Das ist eine echte Leistung.
Von nun an wird ein Wohnprojekt anspruchsvoller: viele Entscheidungen, die gleichzeitig anstehen, Planungsdetails, die erst in der Bauphase sichtbar werden, Kosten, die man früh im Blick behalten muss, und die Gruppe, die auch in intensiven Phasen zusammenhalten muss.
Nichts davon ist ein Grund, es nicht anzugehen. Es sind die normalen Herausforderungen eines Bauvorhabens, und genau die werden planbar, wenn Baugemeinschaften und Wohnprojekte mit einer strukturierten Projektsteuerung starten.
Was macht Projektsteuerung eigentlich?
Stellt euch vor, ihr baut ein kompliziertes IKEA-Möbelstück mit 20 Personen gleichzeitig, nach einer Anleitung auf Schwedisch, mit einem Budget, das sich stetig ändert, und mehreren Experten, die unterschiedliche Meinungen zum richtigen Aufbau haben.
Jemand muss den Überblick behalten. Wer macht wann was? Wer entscheidet was? Wer darf welche Rechnung freigeben? Wie entwickeln sich die Kosten? etc.
Als Bauherr tragt ihr alle Pflichten, auch die, die ihr nicht kennt
Sobald ihr baut, seid ihr als Baugruppe rechtlich der Bauherr. Das klingt nach Titel, ist aber vor allem eine Last: Sehr viele Pflichten und Risiken des Projekts liegen bei euch, vor allem im Bereich Projektmanagement. Die Planer und die Firmen sind spezialisiert auf ihre Dienstleistungen, haben aber das große Ganze nicht im Blick.
Diese Pflichten ziehen sich durch das ganze Projekt. Am Anfang legt ihr Projektziele fest, wählt eine Rechtsform (ob Wohnungseigentümergemeinschaft, Genossenschaft oder eine andere Form) und stellt Terminpläne auf. Dann schließt ihr Planungs- und Bauverträge, prüft Angebote und kontrolliert Leistungsverzeichnisse, also die genaue Auflistung, was eine Firma zu welchem Preis leisten soll. Ihr holt Baugenehmigungen ein und erfüllt behördliche Auflagen. Ihr prüft Kostenermittlungen und Rechnungen, begleitet Kreditverträge und haltet das Budget. Und ihr begleitet Baubegehungen, kontrolliert die Umsetzung der Pläne, dokumentiert Mängel, nehmt am Ende alle Gewerke ab und prüft die Schlussrechnungen.
Manche dieser Pflichten kennt kaum jemand, bis sie plötzlich da sind. Ein Beispiel ist die Baustellenverordnung: Bei größeren Baustellen müsst ihr als Bauherr eine Sicherheits- und Gesundheitskoordination (kurz SiGeKo) bestellen, die die Arbeit der verschiedenen Firmen sicher aufeinander abstimmt. Kümmert ihr euch nicht darum, haftet ihr.
Dazu kommt, dass ihr nicht einer Ansprechperson gegenübersteht, sondern vielen. Architekt*in und Objektplaner*in, die Fachplaner*innen für Tragwerk und Statik, für Technik, Energie und Bauphysik, für Schall- und Brandschutz, dazu die ausführenden Firmen für jedes Gewerk. Und daneben Bauamt, Denkmalbehörde, eure Bank und weitere Sonderfachleute. Jede*r hat einen eigenen Vertrag mit euch, und jede*r optimiert zuerst für sich. Ohne eine Rolle, die das zusammenführt, geraten Kosten, Termine und Qualität aus dem Blick der Gruppe.
Ihr müsst das alles aber nicht selbst stemmen. Die Pflichten bleiben bei euch, ihre Wahrnehmung könnt ihr an eine Projektsteuerung übertragen. Genau dafür gibt es diese Rolle – sie bündelt die Aufgaben und koordiniert die vielen Projektbeteiligten, damit ihr als Gruppe entscheidungsfähig bleibt.
Die fünf Phasen eines Bauprojekts
In jeder Phase gibt es spezifische Risiken, die eine Projektsteuerung durch konkrete Aufgaben minimiert.
Projektvorbereitung: Grundlagen legen, bevor es teuer wird
Welche Rechtsform wählt ihr? Wie finanziert ihr? Was kostet das wirklich? Stimmt das, was ihr euch vorstellt, mit dem überein, was das Grundstück zulässt?
Eine Gruppe plant monatelang auf Basis falscher Kostenschätzungen. Erst beim ersten echten Angebot der Architekt*innen stellt sich heraus: das Budget war um 30 % zu knapp. Zu diesem Zeitpunkt ist bereits viel Energie und Geld investiert.
Realistische Kostenrahmen aufstellen, Risiken benennen, Gruppenentscheidungen strukturieren, Fahrplan definieren.
Planung: Architekt*innen und Spezialist*innen planen
Sobald Architekt*innen beauftragt sind, beginnt die eigentliche Planung. Die Architekt*innen und andere Planungsbüros arbeiten für euch als Auftraggebende, spezialisiert in ihrem Themengebiet. Aber wer spricht für die Gruppe? Wie trefft ihr Entscheidungen zu Grundrissen, Gemeinschaftsräumen, Materialien? Wer koordiniert die Arbeiten der einzelnen Planer*innen?
Ohne klare Entscheidungsstruktur werden einfache Fragen zu stundenlangen Diskussionen. Ohne Projektmanagement werden Planungsänderungen oft nicht transparent gemacht. Die Planung verzögert sich.
Entscheidungsvorlagen aufbereiten, Leistungen der Architekt*innen kontrollieren, Planer*innen koordinieren, Kostenstände abgleichen, Planungsziele in Zeichnungen verfolgen.
Ausführungsvorbereitung: Die Phase, in der Kosten optimiert werden
Hier werden Leistungen ausgeschrieben und Firmen beauftragt. Es ist eine der technisch anspruchsvollsten Phasen, in der Wohnprojekte ohne Fachkenntnis strukturell benachteiligt sind.
Leistungsverzeichnisse mit Lücken führen zu Nachtragsrechnungen in der Bauphase. Fehler bei Verträgen bemerkt man erst, wenn es zu spät ist.
Ausschreibungen prüfen und optimieren, Angebote vergleichen, Vergabeentscheidungen vorbereiten, Verträge auf Vollständigkeit und Fairness prüfen.
Bau: Hier wird das Geld ausgegeben
Die Baustelle läuft. Jeden Tag passiert etwas, das eine Entscheidung erfordert. Materialien kommen verspätet. Eine Firma meldet Insolvenz an. Der Boden entpuppt sich als schwieriger als erwartet.
Ohne strukturiertes Nachtragsmanagement können Kostensteigerungen entstehen, ohne dass die Gruppe es rechtzeitig bemerkt. Einzelne Gewerke werden verspätet eingetaktet, Abhängigkeiten zwischen Gewerken werden zu spät erkannt, die Fertigstellung verzögert sich.
Kosten- und Termincontrolling führen, Nachträge prüfen, Entscheidungsbedarfe frühzeitig kommunizieren, alle Fäden zusammenhalten.
Projektabschluss: Fertig ist nicht fertig
Die Schlüssel sind da. Aber stimmt das, wofür ihr bezahlt habt, mit dem überein, was tatsächlich gebaut wurde? Gibt es offene Mängel? Wann enden welche Gewährleistungsfristen?
Mängel, die nach dem Einzug auftauchen, können sehr teuer werden – wenn sie nicht rechtzeitig gegenüber der richtigen Firma geltend gemacht werden. Gegenüber Kreditgebern, der KfW, dem Denkmalamt und anderen Akteuren müssen Rechnungen und Zahlungen lückenlos dokumentiert und einzelnen Parteien zugeordnet werden. Oftmals wird die Abschlussphase nach dem Einzug nicht sauber durchgeführt, da die Fortschreibung der Kosten im Bauprozess nicht vollständig war.
Abnahmen begleiten, Restleistungen und Mängel dokumentieren, Schlussrechnungen prüfen, Gewährleistungsfristen im Blick behalten.
Was Wohnprojekte von anderen Bauvorhaben unterscheidet
Investor*innen bauen, weil sie eine Rendite erwarten. Ein Bauträger baut, weil er verkaufen will. Ihr baut, weil ihr zusammen wohnen und leben wollt. Das ist der Unterschied, der sich durch den gesamten Prozess zieht.
Ihr seid keine einzelne Auftraggeber*innen
Entscheidungen, die Investor*innen allein in fünf Minuten treffen, brauchen bei euch einen Prozess. Das ist kein Nachteil, eher das Grundprinzip eines Wohnprojekts. Aber Projektsteuerung ist bei euch auch Gruppensteuerung.
Eure Finanzierung ist komplexer
Neben Bankdarlehen gibt es Eigenleistungen (Muskelhypothek), Nachrangdarlehen, Erbbaurecht, KfW- und Landesförderungen. Jedes dieser Instrumente hat eigene Anforderungen. Wer sie nicht kennt, verschenkt Möglichkeiten oder gerät in Abhängigkeiten.
Ihr habt Gemeinschaftsräume
Gemeinschaftsflächen sind kein Luxus, sondern ein zentrales Element eures Projekts. Sie zu planen, zu finanzieren und rechtlich zu verankern, erfordert Know-how, das klassische Bauvorhaben nicht brauchen.
Eure Mitglieder sind keine Bauprofis
Das ist völlig normal. Aber es bedeutet, dass alle Informationen, die den Bauprozess betreffen, so aufbereitet werden müssen, dass die Gruppe echte Entscheidungen treffen kann.
Sozialer Prozess und Bauprozess laufen parallel
Konflikte in der Gruppe können Bauprozesse blockieren. Und Baustress kann Konflikte in der Gruppe auslösen. Beides gehört zusammen und sollte von einer guten Projektsteuerung verstanden werden.
Warum die Steuerung nicht aus der Gruppe kommen sollte
Fast jede Gruppe hat jemanden, der etwas vom Bau versteht und sich anbietet, die Steuerung nebenbei zu übernehmen. Das ist gut gemeint, je nach Kontext aber auch mit Risiko behaftet.
Der Grund ist keine Frage der Kompetenz, sondern der Position. Wer die Steuerung aus der Gruppe heraus macht, ist Teil des Systems. Diese Person wohnt später Wand an Wand mit denen, deren Angebote sie ablehnt, deren Sonderwünsche sie bremst und deren Fehler sie benennt. Eine externe Person kann Entscheidungen neutral herbeiführen und auch mal Nein sagen. Die Gruppe hat zu Begründungen einer externen Person in der Regel mehr Vertrauen.
Dazu kommt einiges, das ein Mitglied strukturell nicht mitbringen kann. Ein externer Projektsteuerer hat die Distanz und den Blick von außen, um Probleme zu sehen, die von innen vielleicht niemand kommen sieht. Er ist neutral, weil er in den Konflikten der Gruppe nicht drinsteckt. Er bringt Methoden mit, um ein Bauprojekt zu steuern. Und er hat die Erfahrung aus vorherigen Projekten. Ein Mitglied kennt dafür eure Gruppe und ihre Geschichte. Für die Steuerung von Kosten, Terminen und Firmen ist das aber selten das, worauf es ankommt.
Deshalb ist es keine Schwäche, die Steuerung abzugeben, sondern die klügere Aufstellung. Die Verantwortung bleibt bei euch als Gruppe. Aber die Person, die Angebote verhandelt, Rechnungen kürzt und Firmen in die Schranken weist, sollte nicht Teil eurer Gruppe sein.
Warum es einen Unterschied macht, wer euch begleitet
Eine klassische Projektsteuer*in kennt Bauvorhaben. Sie kann Leistungsverzeichnisse prüfen, Kostenstände kontrollieren, Termine überwachen. Das ist wertvoll.
Aber sie kennt möglicherweise nicht die spezifischen Finanzierungsbausteine, die für Wohnprojekte relevant sind. Sie hat vielleicht noch nie eine Gruppe durch einen soziokratischen Entscheidungsprozess begleitet. Sie weiß womöglich nicht, was ein Wohnprojektkompass ist, wie Konzeptvergabeverfahren funktionieren, welche Rechtsform welche Konsequenzen für eure Gemeinschaft hat – oder wie man verhindert, dass eine Gruppe in der Hochdruckphase des Baus in Schwierigkeiten kommt.
Als Projektsteuerer mit Schwerpunkt auf gemeinschaftliche Wohnprojekte begleite ich Baugemeinschaften nicht nur fachlich, sondern aus einer Perspektive, die ich für selten halte: Ich lebe selbst in einem gemeinschaftlichen Wohnprojekt in Brandenburg und habe dessen Sanierung koordiniert. Diese Erfahrung verändert, wie ich meine Arbeit verstehe. Ich saß bereits auf beiden Seiten des Tisches, als Fachmann und als Bewohner, dem das Ergebnis persönlich wichtig ist. Zudem weiß ich, wie es sich anfühlt, wenn eine unerwartete Nachtragsrechnung kommt und mehrere Menschen gleichzeitig eine Entscheidung brauchen.
Und ehrlich gesagt treibt mich noch etwas an: Ich glaube, dass Nachbarschaften, die füreinander da sind, mehr wert sind als jede Rendite – solche Orte will ich gelingen sehen.
Diese gelebte Erfahrung aus einem komplexen Wohnprojekt verbinde ich in meiner Arbeit mit zwei fachlichen Ausbildungen:
Bau-Projektmanager (EIPOS / TU Dresden)
Technische Projektsteuerung nach AHO Heft Nr. 9 – dem Branchenstandard. Kosten-, Termin- und Qualitätskontrolle über alle Projektphasen.
Wohnprojektberater (Stiftung trias)
Gruppenorganisation, Rechtsformen, Finanzierungsbausteine, Konzeptvergabe, Wohnprojektkompass – die spezifischen Prozesse gemeinschaftlicher Wohnprojekte.
Euren Bauprozess betrachte ich nicht isoliert, sondern als das, was er ist: ein technisches, finanzielles, rechtliches und menschliches Vorhaben, das einen Begleiter braucht, der all das im Blick hat.
Ich begleite Baugemeinschaften, Baugruppen und Wohngenossenschaften in Berlin, Brandenburg und Nordostdeutschland – auf Wunsch auch deutschlandweit.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Wenn ihr mit einem gesicherten Grundstück in die Planungsphase geht, ist jetzt der Moment zu klären: Wer behält den Überblick? Wer bereitet Entscheidungen vor? Wer kontrolliert, ob das, was geplant wird, auch bezahlbar und umsetzbar ist?