Wenn sich ein Bauprojekt verzögert, denken viele zuerst an langsame Handwerksbetriebe. Manchmal stimmt das. Häufiger aber liegt es an etwas, das vorher schiefläuft: an Entscheidungen, die zu spät fallen, und an Gewerken, die nicht früh genug koordiniert werden. Wer einen Handwerksbetrieb zu kurzfristig aktiviert, bekommt ihn nicht rechtzeitig oder bringt den Ablauf durcheinander. Ein Terminplan kippt also selten allein auf der Baustelle. Er kippt dort, wo niemand vorausschaut.
Was ein Terminplan eigentlich leistet
Ein Terminplan ist mehr als eine Liste mit Daten. Er zeigt die Meilensteine (die großen Etappen wie Rohbau, Fenster, Innenausbau) und die Abhängigkeiten dazwischen: Der Estrich kann erst trocknen, wenn die Fenster dicht sind, gefliest wird erst danach. Die Verkettung von Schritten, die dabei überhaupt keinen zeitlichen Spielraum mehr hat, nennt man den kritischen Pfad. Verzögert sich hier ein einziges Glied, verschiebt sich der gesamte Fertigstellungstermin. Ein guter Plan macht genau das sichtbar, damit ihr rechtzeitig gegensteuern könnt.
Die häufigsten Gründe, warum Pläne kippen
In der Praxis sind es immer wieder dieselben Muster. Am häufigsten ist eine offene Frage, welche Küche, welcher Bodenbelag, wie viel Eigenleistung, die das nächste Gewerk blockiert. In einer Gruppe brauchen solche Entscheidungen mehr Zeit als bei einem einzelnen Bauherrn, und ohne klaren Weg bleiben sie liegen. Wie ihr als Gruppe überhaupt zu diesem klaren Weg kommt, ist ein eigenes Thema – dazu mehr im Artikel Projektsteuerung ist immer auch Gruppensteuerung. Fast genauso oft werden Handwerksbetriebe zu kurzfristig beauftragt: Wer erst kurz vor dem Termin anfragt, bekommt den Betrieb entweder gar nicht oder drängt ihn in einen schon laufenden Ablauf. Der Fehler liegt dann selten beim Betrieb, sondern in der fehlenden frühen Koordination. Und ein Terminplan, der einmal erstellt und danach nicht mehr angefasst wird, verliert schnell den Bezug zur Baustelle: Terminplanung ist Fortschreibung, kein Dokument vom Projektstart.
Ehrlich gesagt lassen sich zwei weitere Gründe gar nicht wegplanen, nur einkalkulieren: späte Änderungswünsche, die in der Planungsphase noch günstig gewesen wären und auf der Baustelle richtig Geld kosten, und Genehmigungen oder Lieferzeiten, die sich per Behördenfrist oder Werksliste einfach nicht beschleunigen lassen. Was ich hier tun kann, ist, sie so früh wie möglich einzuplanen, damit sie euch nicht als Überraschung treffen.
Was dagegen hilft
Der wirksamste Hebel ist, Entscheidungen früh und vorbereitet zu treffen und Gewerke rechtzeitig zu koordinieren, statt sie spontan zu aktivieren. Ich sorge dafür, dass die Gruppe zu jeder anstehenden Entscheidung die nötigen Grundlagen hat, bevor sie zum Engpass wird, und dass der Terminplan nicht einmalig entsteht, sondern laufend fortgeschrieben wird. Dazu kommen realistische Puffer auf dem kritischen Pfad, ein regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich (steht der Bau da, wo der Plan es sagt?) und eine feste Ansprechperson, damit Abstimmungen nicht im Sand verlaufen.
Bei der Hofgemeinschaft Schönermark haben wir das in einer heiklen Phase gebraucht: Als die Kosten durch die Inflation stiegen, mussten wir schnell umplanen, ohne den Termin zu verlieren. In regelmäßigen Treffen haben wir immer wieder gefragt: Wo stehen wir, was ist als Nächstes zu entscheiden? Am Ende stand der Abschluss im Zeitplan.
Der Terminplan steuert auch euer Geld
Ein Terminplan ist nicht nur für die Baustelle da, er steuert auch eure Finanzierung. Die Bank zahlt das Darlehen meist nach Baufortschritt in Etappen aus, den sogenannten Mittelabruf. Der funktioniert nur, wenn Kosten und Projektstand laufend fortgeschrieben werden: Was ist verbaut, was ist bezahlt, was steht als Nächstes an? Genauso wichtig ist die Vorausschau, wie lange das abgerufene Geld reicht und wann die großen Rechnungen kommen. Wer das nicht im Blick hat, steht im ungünstigsten Fall mit einer fälligen Rechnung eines Handwerksbetriebs und leerer Kasse da. Was das für die Gesamtkosten eurer Gruppe bedeutet, erkläre ich im Artikel Was kostet ein Projektsteuerer für eine Baugemeinschaft?
Wie ich euer Projekt im Zeitplan halte
Häufige Fragen
Wie viel Puffer braucht ein Bauprojekt?
Das hängt vom Vorhaben ab, aber ein Plan ohne jeden Puffer ist unrealistisch. Wichtiger als eine feste Zahl ist, die Puffer an den richtigen Stellen zu setzen, nämlich auf dem kritischen Pfad.
Kann man Verzögerungen ganz vermeiden?
Nein, aber man kann sie früh erkennen und begrenzen. Der Unterschied liegt darin, ob eine Verzögerung überrascht oder ob man sie kommen sieht und gegensteuert.
Was hat der Terminplan mit der Bank zu tun?
Viel. Die Bank zahlt das Darlehen nach Baufortschritt aus (Mittelabruf). Das setzt voraus, dass Kosten und Projektstand laufend dokumentiert sind und ihr vorausseht, wann welche Rechnung fällig wird. Gute Termin- und Kostenplanung sichert also auch eure Liquidität.